Как сдать документы в архив на хранение. Сдать в архив документы


Сдача документов в архив

Просмотр:

Сдачу документов в архив осуществляются в соответствии с Требования по упорядочению документов и их передачи в архивы изложенными в Законе РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Законе города Москвы «Об Архивном фонде Москвы и архивах» от 28 ноября 2001 г. № 67, «Основных правилах работы архивов организаций» (М., 2002).

kogdaaktualnasdachadokumentovvarhiv

Определение сроков хранения документов

Сроки хранения различных видов документов перед сдачей документов в архив определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Сдача документов в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше десяти лет) сроков хранения. Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу.

Проверка документов при сдаче в архив

Принимая документы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении дела в описи в графе “примечание” делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках их учета.

Описи дел сдаваемых в архив

По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов. Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

Сроки хранения документов

  • 10 лет — для документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения;
  • 5 лет — для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения;
  • 75 лет — документы по личному составу (до 2003 года), записей нотариальных действий и судебных дел, для записей актов гражданского состояния;
  • 50 лет — документы по личному составу (с 2003 года).

Перед сдачей документов в госархив

Перед сдачей документов в государственный архив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией. Сдача проводится в архиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиво-сдатчику).

Действия при недостаче дел

При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдатчику.

Обращайтесь к профессионалам

Работы, связанные с подготовкой и сдачей документов в архив на (упорядочение дел, изготовление страховых копий, отбор регистрационных карточек на дела постоянного хранения, картонирование, транспортировка и др.), проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет. Мы предлагаем услуги по сдаче документов на Государственное хранение при ликвидации предприятий, а также весь комплекс дополнительных архивных услуг: архивная обработка документов, списание, уничтожение, утилизация документов с истекшими сроками хранения, переплётные работы.

Посмотреть все статьи

archives-garant.ru

Сдача документов в архив при ликвидации и банкротстве

Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: первый ФЗ. «О несостоятельности (банкротстве) от 26.10.2002 N 127-ФЗ, где говорится, что конкурсный управляющий передаёт на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации . В данном случае при сдаче документов в архив речь идёт об отсылке к ФЗ «Об архивном деле в РФ». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Сдача документов в архив при ликвидации и банкротстве

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки,лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации,относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года,составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это  дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос,  как поступить  с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации

Компания «Архивный Эксперт » профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и  передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации.  Наш опыт в решении этих вопросов пользуется  неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Как сдать документы в архив?

Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации.

Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях на услуги по сдаче документов в архив от компании «Архивный Эксперт» можно по телефону: +7 (495) 226-16-67 или [email protected]

archivexpert.ru

Передача дел в архив организации

Прием-передача дел в архив делопроизводителем Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Какие категории документов передают в архивОбычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.

Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

За какие годы дела подлежат передаче в архивСогласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива.

График приема-передачи делВ соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику. Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.

Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2014, а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра.

График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов. Затем график утверждает руководитель организации. Или допустимо его утверждение руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив.

Порядок передачи дел в архивВ результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись (ее образец непременно будет далее).

Звучит заумно. Но если все формулировать упрощенно, то это обозначает следующее. По номенклатуре дел необходимо наметить дела постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и внести в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив (заранее на предстоящий год).

Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре). Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись.

Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах. 

 И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе. В случае необходимости специалист архива раздает направо и налево ценные указания по устранению, улучшению и т.д.

После сдачи документов в архив проводится их научно-техническая обработка (в том числе они прошиваются в твердую обложку). При этом дела, как правило, переформировываются и оформляются в соответствии с нормативными требованиями (ведь в текущем делопроизводстве могут иметь место некие отступления от правил). Хоть данные требования понять не так уж и сложно, но, тем не менее, все попытки оформления дел специалистами отделов обычно бесполезны. Так как обработчик потом все переделывает. Во всяком случае, ему проще сделать все правильно заново, чем пытаться исправить уже сделанное.

Поэтому в структурных подразделениях на стадии подготовки дел к передаче в архив самое главное – проверить полноту отражения информации на обложке дел. Саму обложку не требуется переделывать, особенно если ее изначально при заведении дела оформили в установленном порядке. Просто посмотрите, чтобы все необходимые сведения были отражены на обложках дел (если нет, то дописать хоть ручкой). Это необходимо, чтобы во время обработки (прошивки) дел было проще разобраться и избежать ненужной суеты.

Итак, когда в сдаточную опись включены все намеченные дела постоянного и долговременного хранения, то их доставляют в помещение архива. Вся информация о составлении описи документов в архив приведена в отдельной статье (образец и порядок ее заполнения). Если принято решение о передаче в архив дел временного срока < 10 лет хранения, то такие дела можно передавать без составления описей. В этом случае допускается их учет вести по номенклатуре дел.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 118 комментариев

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Сдача документов в архив, подготовка документов

Сдача документов в архив, подготовка документовПодготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи.

Проведение экспертизы ценности документов

Данная процедура призвана выявить и разграничить документы по трем основным категориям:

  • Подлежащие для передачи в архив – дела постоянного и временного срока хранения свыше 10 лет, а также по личному составу.
  • Предназначенные для хранения в структурных подразделениях организации – документы временного срока хранения до 10 лет включительно.
  • Выделенные к уничтожению документы.
  • В зависимости от того, к какой из категорий будет отнесено дело, оно подлежит либо упрощенному, либо полному оформлению для дальнейшей передачи в архив.

    Оформление дел

    Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет. При этом данная процедура подразумевает проведение следующих работ:

    • Нумерация листов дела. Производится с целью закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности. При этом число листов в одном деле не должно быть более 250.
    • Составление заверительной надписи. Она содержит подробную информацию обо всех пронумерованных листах дела (их количестве, пропущенных, литерных номерах и т.д.). Лист-заверитель, как правило, помещается в конец дела перед выполнением переплета.
    • Внутренняя опись документов (по необходимости). Составляется для учета особо ценных документов, например, в личных или судебных делах. Она содержит информацию о номерах, видах и кратком содержании таких документов и т.д.
    • Подшивка. Перед переплетом из дела удаляются все металлические крепления. Подшивка выполняется в 4 прокола с использованием картонной обложки. При этом необходимо следить за тем, чтобы после оформления переплета текст документов можно было прочесть.

    Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно оформлять по упрощенным правилам. В частности, нет необходимости нумеровать листы, составлять лист-заверитель и систематизировать документы. Кроме того, они могут оставаться в обычных папках-скоросшивателях, без выполнения переплета.

    Составление описи

    Опись в обязательном порядке составляется на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Ее основное назначение – обеспечить учет, сохранность и систематизацию всех единиц, передаваемых в архив.

    Данный документ составляется по установленной форме и содержит развернутую информацию по каждому делу (номер, индекс, заголовок, дата заведения, количество листов и т.д.). Эти сведения называются описательными статьями. Под последней из них, в конце документа, делается итоговая запись, содержащая информацию о количестве дел, которые числятся в описи, и особенностях их нумерации.

    Только после согласования и подписания описи уполномоченными лицами становится возможной сдача документов в архив.

    orbrm.ru

    Сдача документов в архив

    Поиск Лекций

     

    В соответствие с действующим законодательством РФ, документы при ликвидации организации передаются на архивное хранение. В «Про Архив» сдача документов в архив осуществляется в соответствии требованиям по упорядочению документов и их передачи в архивы на основании Закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Закона города Москвы «Об Архивном фонде Москвы и архивах» от 28 ноября 2001 г. № 67 и «Основных правилах работы архивов организаций» (М., 2002). Сроки хранения различных видов документов при отборе для сдачи документов в архив определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». В согласии с п.10 ст.23 Федерального закона №125-Ф3 от 22.10. 2004 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.

    Сдача документов в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу. Вопрос о сдаче в архив документов временного срока хранения (до 10 лет включительно) решается руководителем учреждения с учетом существующих условий. Документы принимаются в архив после проведения экспертизы экспертной комиссией.

    При приёме документов сотрудник архива тщательно проверяет каждое дело и соотносит документы с соответствующими фондами. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду.

    По окончании приёма дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трёх экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи. Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Если дела временного хранения принимаются по номенклатуре, то оформление приёма-сдачи проводится по аналогии с оформлением дел долговременного хранения с подшивкой и нумерацией листов. Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учётных документов.

    В государственные архивы передаются документы с истекшими сроками хранения, однако бывают случаи и досрочной передачи документов.

    Примером досрочной сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

    15 лет – для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе РФ) подчинения.

    10 лет – для документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения.

    5 лет – для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения.

    75 лет – для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел.

    До утраты практической значимости, но не более 25 лет – для научно-технической документации.

    Сдача в государственные архивы документов с истекшими сроками хранения осуществляется ежегодно в соответствии утвержденным графикам. Однако, организации с небольшим ежегодным объёмом документов (до 200 дел постоянного хранения) и организации, действующие в пределах установленных сроков созыва (выборные органы власти, народные суды и другие) могут сдавать документы в архив на государственное хранение один раз в 3-5 лет.

    Перед передачей документов в государственный архив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией.

    Передача проводится в архиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырёх экземплярах описи делаются отметки о приёме дел в государственный архив (три экземпляра описи, в тои числе контрольный, остаются в государственном архиве, четвёртый экземпляр возвращается сдающему в архив). При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приёма-передачи документов указываются номера этих дел, а сдающее архив учреждение представляет в государственный архив справку о причинах отсутствия и произведённом розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдающему.

     

    poisk-ru.ru

    Как сдать документы в архив на хранение

    Жизненный цикл любого документа предприятия завершается в архиве. Передача документов на хранение в архив осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Притом, если документы не оформлены как должно, сотрудники архива могут отказать в приёме документов на хранение. Главная задача у принимающего архива всегда одна сохранить информацию

    Этапы передачи документов на хранение

    • Экспертиза ценности документов. Во время проведения экспертизы вся документация анализируется, и на уничтожение отбираются документы, не представляющие ценности. Также по возможности устраняются допущенные при хранении документов ошибки.
    • Составление описей. Архивная опись – это структурирование подлежащих хранению документов, что позволяет работникам архива мгновенно сориентироваться и найти понадобившийся документ. Без архивной описи сдать документы на хранение нельзя.
    • Брошюровка. Документы, подлежащие хранению, переплетают — брошюруют. Переплетённые бумаги легче хранить и в них проще ориентироваться, они занимают меньше места, что немаловажно.
    • Передача на хранение. Документы передаются в архив по ранее составленной описи, притом в особо ценных из них проверяется количество листов, и ставится об этом отметка.

    Куда сдать документы на хранение и куда:

    • Ведомственный архив. Чаще всего это структурное подразделение организации, непосредственно ей подчинённое. Во вневедомственном архиве документы находятся до тех пор, пока не придёт время передать их на государственное хранение.
    • Государственный архив. Если документы передаются в государственный архив впервые, то на архивный фонд компании составляется историческая справка. С каждой следующей передачей в эту справку вносятся изменения и уточнения по функциям, структуре и состоянию документов. В архивной описи делают отметку о приёме документов в архив, а сам факт фиксируется в акте приёма-передачи.
    • Коммерческий архив.  Используется как временное хранение документов по принципу ответственного хранение

    Куда сдать документы при ликвидации компании 

    Когда предприятие ликвидируется, документы могут быть переданы в государственный архив или непосредственно правопреемнику. В архив передают кадровые документы, срок хранения которых — 75 и 50 лет, и документы длительного срока хранения — они служат основанием при выдаче справок.

    Обращайтесь

    Используйте профессиональный опыт наших сотрудников, а именно:

    • проконсультируем и дадим дельный совет;
    • проведём утилизацию документов, срок хранения которых истёк;
    • произведём брошюровку;
    • систематизируем архивные описи и проведём экспертизу документации;
    • сдадим архив «под ключ».

    По всем вопросам, касающимся сдачи документов на хранение в архив, звоните по телефону (495) 766-23-43, или направьте свой вопрос на электронную почту: [email protected]

    mosarchiv.ru

    Порядок приема документов в архив

    Вопросы, связанные с приемом документов в архив, у компании могут возникнуть в двух ситуациях: если речь идет о ликвидации или реорганизации фирмы или если мы говорим о действующей организации.

    Нюансы приема документов в архив

    Прием документов в архив организации осуществляется в отношении законченных делопроизводством дел длительного или постоянного хранения. Кроме того, в архив сдаются дела по личному составу для хранения и последующего использования. Прием документов в архив организации в этом случае осуществляется исключительно по описям дел. Если же мы говорим про дела временного хранения (до 10 лет), то их можно сдавать в архив организации по решению руководителя, но обычно подобные дела хранят в тех структурных подразделениях, где они были сформированы.

    Подготовка документов к сдаче в архив

    Помимо перечня необходимых к сдаче документов, очень важно знать, каким образом готовятся к сдаче документы, каким образом определяется порядок приема документов в архив. В любом случае, подготовка дел структурных подразделений подразумевает тщательную проверку оформления документов каждого дела. Также необходимо проверить правильное формирование дел. Если выявляются какие-либо недостатки, перед приемом документов в архив организации, эти недостатки следует устранить.

    Прием документов в архив

    Прием документов в архив осуществляется работников архива организации в присутствии работника структурного подразделения, который сдает документы. При реорганизации фирмы прием документов в архив организации осуществляется по другому сценарию. Сдачу документов в архив ликвидируемого предприятия, обязаны осуществлять  председатель ликвидационные комиссии(ликвидатор) или конкурсный управляющий.

    Архивирование документов при ликвидации фирмы

    В общем порядке списываются документы, сроки хранения которых стекли, с обязательным составлением акта на списание. Документы, не подлежащие уничтожению, хранятся до истечения сроков хранения.Документы  подлежащие обязательной передачи на гос.хранение, обрабатываются под правила принимающего архива.

    Подготовка к приему документов в архив от нашей компании

    Вне зависимости от того, о действующем или ликвидируемом предприятии идет речь, прием документов в архив должен осуществляться с обязательной описью на передаваемые документы. Процесс этот достаточно сложный, трудоемкий и длительный, поэтому все чаще фирмы, сдающие документы на архивное хранения, прибегают к помощи профессионалов.

    Варианты порядка приема документов в архив

    Еще один момент, который нужно учитывать: порядок приема документов в архив всегда определяет принимающая сторона: так, госархив устанавливает свои правила, частный архив - свои, внутренний архив организации, соответственно, свои. Это может создать определенные трудности для организаций, подготавливающих документы к сдаче в архив. И это еще один повод обратиться к профессионалам.

    Осуществление приема и передачи в архив

    Если вы не готовы тратить время и силы своих сотрудников, отвлекая их от своих прямых обязанностей, на подготовку к приему документов в архив, обращение в нашу компанию станет лучшим выходом из положения. Мы имеем большой опыт работы в своей области и можем гарантировать вам: прием документов в архив организации будет осуществлен в кратчайшие сроки и по всем правилам, с учетом требований принимающей стороны. Обращайтесь!

    mosarchiv.ru